Microsoft 365 gebruiken we iedere dag, maar benutten we nog lang niet volledig

Geplaatst op 02-10-2026

Voor veel mensen begint een werkdag ongeveer hetzelfde. Outlook openen, Teams controleren en daarna aan de slag in Word, Excel of PowerPoint. Microsoft 365 is zo vanzelfsprekend geworden dat we nauwelijks nog stilstaan bij hoeveel tijd we dagelijks in deze programma's doorbrengen.

Juist daarom is de komst van AI binnen deze omgeving interessant. Microsoft Copilot is namelijk niet alleen een losse chatbot waar je af en toe een vraag aan stelt. De technologie kan juist interessant worden doordat AI terechtkomt in programma's die veel medewerkers toch al de hele dag gebruiken.

Dat klinkt ideaal, maar in de praktijk ontstaat er een opvallend verschil. Sommige medewerkers gebruiken Copilot dagelijks, terwijl collega's met precies dezelfde software nauwelijks weten wat ze ermee kunnen.

Van een lege pagina naar een eerste versie

Neem een simpel Word-document. Iedereen kent het moment waarop je naar een leeg document zit te kijken en eigenlijk niet weet hoe je moet beginnen. Een voorstel, intern plan, verslag of brief hoeft inhoudelijk niet eens ingewikkeld te zijn. Het kost vooral tijd om de eerste structuur neer te zetten.

Daar kan Copilot helpen. Op basis van een goede opdracht kan AI bijvoorbeeld een eerste indeling voorstellen of bestaande informatie verwerken tot een concepttekst. Dat document is vervolgens niet automatisch klaar om verstuurd te worden. Je zult nog steeds moeten controleren, aanpassen en waarschijnlijk stukken herschrijven. Maar je begint niet meer met een volledig leeg scherm.

Bij PowerPoint gebeurt iets vergelijkbaars. Het verzamelen en structureren van informatie voor een presentatie kost vaak meer tijd dan het uiteindelijke presenteren. AI kan helpen om sneller van losse informatie naar een eerste opzet te komen.

Ook Outlook is een logische plek voor AI. Vrijwel niemand wordt enthousiast van een inbox met tientallen berichten die nog beantwoord moeten worden. Zeker bij terugkerende mails kan het handig zijn om een eerste antwoord te laten opstellen en dat vervolgens zelf aan te passen.

Het zijn geen spectaculaire voorbeelden waarbij een complete functie verdwijnt. Het zijn juist kleine werkzaamheden die iedere week terugkomen. En daar zit uiteindelijk veel potentiële tijdwinst.

Beschikken over Copilot is iets anders dan ermee kunnen werken

Softwarebedrijven kunnen steeds meer AI-functies toevoegen, maar daarmee worden medewerkers niet automatisch goede AI-gebruikers. Dat hebben we eerder gezien bij andere digitale programma's. Hoeveel mensen gebruiken Excel bijvoorbeeld al jaren, maar kennen slechts een klein deel van de mogelijkheden?

Bij AI speelt dat misschien nog sterker, omdat de kwaliteit van de uitvoer afhankelijk is van wat je zelf invoert. Een korte, onduidelijke opdracht geeft vaak een algemeen antwoord. Geef je context, leg je het doel uit en vertel je aan welke voorwaarden het resultaat moet voldoen, dan wordt de uitkomst meestal veel bruikbaarder.

Een copilot 365 training kan daarom vooral interessant zijn om de vertaalslag te maken van "we hebben Copilot" naar "zo gebruiken we Copilot binnen ons dagelijkse werk". TTM behandelt daarbij onder meer toepassingen binnen Word, Excel, PowerPoint, Teams en Outlook, naast het schrijven van effectieve prompts.

Dat praktische gedeelte is belangrijk. Een marketeer heeft immers andere werkzaamheden dan iemand op de administratie. En een HR-medewerker wil waarschijnlijk weer andere processen versnellen dan iemand die dagelijks offertes opstelt.

Begin bij werkzaamheden die nu al tijd kosten

Bedrijven hoeven hun complete manier van werken niet om te gooien om iets aan AI te hebben. Het is vaak slimmer om eerst te kijken naar taken die medewerkers nu al regelmatig uitvoeren.

Welke mails worden iedere week opnieuw geschreven? Welke rapportage kost iedere maand een paar uur? Hoeveel tijd gaat zitten in het samenvatten van vergaderingen? Welke documenten beginnen steeds opnieuw met ongeveer dezelfde structuur? Zodra je op die manier kijkt, worden de mogelijkheden van AI veel concreter.

Daarbij hoeft het doel ook niet te zijn om een taak volledig te automatiseren. Als een medewerker normaal veertig minuten nodig heeft voor een eerste opzet en dat met behulp van AI terugbrengt naar twintig minuten, is dat al winst. Zeker wanneer dezelfde taak iedere week terugkomt.

De grootste verandering door AI op kantoor zit daardoor misschien helemaal niet in futuristische toepassingen. Waarschijnlijk zit die gewoon in Word, Excel, Outlook en Teams. Programma's die al jaren op vrijwel iedere zakelijke computer staan, maar die door AI ineens op een heel andere manier gebruikt kunnen worden.

Wie daar slim mee leert werken, hoeft niet per se harder te werken. Hetzelfde werk kan simpelweg een stuk efficiënter worden.